本系统用于管理外贸业务从应收订单、客户回款、成本录入、国内物流资料、退税资料收集、清关资料发送，到退税提交和资料归档的全过程。

标准流程用于保证订单、资金、成本、资料和档案之间不断链。

1. 建立应收订单
2. 登记客户回款
3. 录入成本费用
4. 录入国内物流信息
5. 上传订单资料并自动生成标准英文文件名
6. 汇总退税资料，识别报关单号和申报日期
7. 按需手动发送清关资料
8. 检查总体完整度
9. 提交退税
10. 自动归档
11. 后续在档案中查询

业务员负责创建应收订单。订单是后续收款、成本、物流、退税资料的唯一业务主线。

相关入口：应收订单

财务负责登记客户实际回款，系统根据已到账收款自动更新订单回款状态。

相关入口：收款管理

成本管理用于记录每票订单产生的全部费用，成本确认后进入利润分析和相关资料完整度计算。

相关入口：成本管理

业务员或管理员填写国内首程运输信息；物流供应商在物流费用录入中提交费用并上传发票。

相关入口：国内物流信息

退税资料模块用于按订单汇总出口退税所需资料，列表显示订单号、客户简称、申报日期、总体完整度和退税状态，详细资料在查看资料中展开。

相关入口：退税资料

提交退税必须满足总体完整度 = 100%。如果资料不足，系统会阻止提交并提示缺失资料。

相关入口：退税资料 → 查看资料 / 提交退税 / 退税档案

报表中心用于在线查询和按需下载业务数据，日常查询默认当前业务，历史查询可选择已归档业务或全部业务。

相关入口：报表中心

管理员维护基础资料、权限和系统口径。系统设置中的变更会影响业务数据展示和权限边界。

相关入口：系统设置

1. 订单号、客户、币种、金额、付款条款保存前必须核对。
2. 所有收款、成本、物流、退税资料必须关联订单。
3. 业务员按客户负责人查看数据，不能按创建人判断业务归属。
4. 成本未确认时，不应进入最终利润结算。
5. 上传订单资料后，系统显示和下载优先使用英文标准文件名。
6. 报关单 PDF 上传后会自动识别报关单号和申报日期，识别失败时手工填写。
7. 报关资料文件内容只允许管理员、财务和内部物流人员查看。
8. 手动发送清关资料只显示发送结果提示，不在页面展示邮件发送明细。
9. 总体完整度不足 100%，不允许提交退税。
10. 已提交退税后自动归档。
11. 归档不是删除，只是放入档案室。
12. 已归档业务可随时调取。
13. 收款未完成不影响退税归档。
14. 退税归档不等于订单关闭。
15. 任何关键修改都必须写入操作日志。